Rechtliche Vorgaben, organisatorische Abläufe und digitale Werkzeuge greifen im Sitzungsmanagement eng ineinander. Wie das in der kommunalen Praxis aussieht, hat eine Studierendengruppe der Hochschule für öffentliche Verwaltung Rheinland-Pfalz (HöV RLP) bei den Projekttagen zum Thema „Sitzungsmanagement - Fit für die (digitale) Ratssitzung“ erarbeitet. Unter der Betreuung von Dozent Manuel Minor verband die Veranstaltung Grundlagen des Kommunalrechts mit Einblicken in den Arbeitsalltag des Sitzungsdienstes. Praxisvertreter der Kreisverwaltung des Rhein-Lahn-Kreises zeigten, wie digitale Ratsarbeit konkret umgesetzt wird.
Wie Sitzungsmanagement in der kommunalen Praxis funktioniert, erschließt sich nicht allein aus Rechtsnormen und Verfahrensregeln. Genau hier setzte das Projekt an. Die Studierenden arbeiteten an typischen Abläufen des Sitzungsdienstes und vertieften dabei ihr Verständnis für die rechtlichen und organisatorischen Anforderungen, die mit der Vorbereitung und Durchführung von Ratssitzungen verbunden sind.
Im Verlauf des Projekts wurde deutlich, wie viele Schritte ineinandergreifen, bevor ein Thema auf einer Sitzungseinladung erscheint. Behandelt wurden unter anderem die Planung von Sitzungen, interne Abstimmungen, formale Anforderungen und die Frage, wie sich diese Prozesse digital abbilden lassen. Anhand eines fiktiven Falls konnten die Teilnehmenden nachvollziehen, wie aus einer ersten Idee ein Beratungsgegenstand für ein kommunales Gremium wird.
Ergänzt wurde die Hochschulperspektive durch Beiträge aus der Verwaltungspraxis. Büroleiter Thorsten Butzke und Sitzungsmanager Timm Jörnhs von der Kreisverwaltung des Rhein-Lahn-Kreises stellten digitale Arbeitsweisen aus dem eigenen Verwaltungsalltag vor. Veranschaulicht wurden dabei nicht nur die Funktionen eines Sitzungsmanagementsystems, sondern auch die damit verbundenen Workflows, vom digitalen Bearbeitungsprozess bis zur Bereitstellung von Informationen für Gremienmitglieder und Öffentlichkeit.
Zur Sprache kamen außerdem rechtliche und technische Voraussetzungen digitaler Ratsarbeit. Vorgestellt wurden ein Bürgerinformationssystem, ein elektronisches Amtsblatt und ein digitales Abstimmungstool für Gremienmitglieder. So zeigte das Projekt anschaulich, wie sich kommunalrechtliche Vorgaben, verwaltungsinterne Abläufe und digitale Werkzeuge im Sitzungsmanagement verbinden.
Für die Studierenden bot das Projekt die Möglichkeit, ein zentrales Aufgabenfeld kommunaler Verwaltung aus einer fachlichen und zugleich anwendungsbezogenen Perspektive zu betrachten.